Your Time Starts Now
"गगन को झुका कर धरा के क़दमों में धर सकता है,
इंसान चाहे तो क्या नहीं कर सकता है।"
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| Time Management |
एक शख्स एक इंटरव्यू देने गया। वह पर काफी समय बैठने पर उसने आस पास जो बाकी लोग भी इंटरव्यू देने आये थे उनसे पूछा कि अंदर क्या क्या पूछा है। सबने जवाब दिया कि अच्छी team है जो अंदर है , अगर आप किसी topic पर कुछ नहीं बता पा रहे हैं तो आपको परसो बुलाया जा रहा है उस topic को पूरा पढ़ कर आने के लिए। वो शख्स खुश हो जाता है कि ये तो काफी अच्छा है एक मौका और दे रहे। एक एक लोग अंदर जाते रहे और बाहर आते रहे। कुछ खुश तो कुछ नाखुश। अंत में सिर्फ 2 लोग बचे। एक वो शख्स खुद और एक बंदा और। दोनों को एक साथ अंदर बुलाया जाता है। हम समझने के लिए यहाँ दोनों को नाम दे देते हैं। इन शख्स का नाम शुभम रख देते हैं और उस बंदे का जो last में बचा है अभिनव। अब अंदर जाकर दोनों interviewer के सामने बैठ जाते हैं। शुभम से पूछा जाता है कि आपको किन चीजों में रूचि है। शुभम ने कहा Books Reading में। अपनी मनपसंद books के नाम भी बताये। interviewer ने उनसे और कई सारी ऐसी बुक्स के नाम लिए जिनको शुभम ने नहीं पढ़ा था। शुभम से बोला गया कि इन 10 बुक्स को आपको कल केवल एक दिन में पूरा पढ़ के आना है और इन्ही 10 किताबों पर आपका इंटरव्यू होगा। शुभम चिढ जाता है और सवाल करता है कि सर केवल एक दिन में मैं 10 किताबें कैसे पढ़ लूंगा। आप किताबों को या तो थोड़ा कम कर दीजिये या फिर दिन बढ़ा दीजिये। interviewer उस समय कोई जवाब नहीं देते हैं। अब वो अभिनव से सवाल जवाब करते हैं। अभिनव कई बातों का अच्छे से जवाब देता है। उससे भी उसकी पसंद पूछी जाती है। वो बताता है कि उसे cricket पसंद है। interviewer उससे cricket पर कुछ सवाल पूछते हैं जिनमे से कुछ का वो जवाब देता है। उससे बोला जाता है कि आप अभी तक जितने भी World Cups हुए हैं उनमे हर team का score ,जीत या हार का result , कौन कौन से खिलाडी खेले हैं और पूरे tournament का क्या रिजल्ट रहा पढ़ के आएंगे कल दिन भर में। अभिनव 2 मिनट सोचता है फिर बोलता है ok सर। interviewer पूछते हैं कि आप कर तो लेंगे ना, तो अभिनव ने कहा कि हाँ सर पढ़ लूंगा ,अभी तो पूरा 24 घंटा है मेरे पास। interviewer ने कहा कि ठीक है चलिए परसो मिलते हैं। दूसरे दिन सुबह ही सबको कॉल करके बुला लिया जाता है। शुभम और अभिनव को भी साथ में अंदर बुलाया जाता है। अभिनव से बोला जाता है कि बधाई हो आपको चुन लिया गया है और शुभम को sorry बोल दिया जाता है। दोनों गेट से बहार चले जाते हैं ,पर शुभम रुक जाता है और इन्तेर्विएवेर से पूछता है कि सर पढ़ के तो अभी वो भी नहीं आया फिर भी अपने उसको चुन लिया ,क्यों ? Interviewer ने बोला कि देखिये शुभम हमें भी पता है कि जो task आप दोनों को दिया गया था वो संभव नहीं था। पर आपने लड़े बिना ही हथियार डाल दिए। आपको और अभिनव को वही 24 घंटे दिए गए पर जहाँ वो आपके लिए कम थे वही अभिनव के लिए पर्याप्त। आपको 24 घंटों की अहमियत नहीं पता अभी। और जिसे समय का मूल्य ना पता हो वो आगे बढ़ने की सोच भी नहीं सकता।
दोस्तों , ये कहानी वैसे तो देखा जाये तो बहुत simple सी है पर जो इसका सार है वो जीवन के लिए बहुत आवश्यक है। Zig ziglar ने एक बहुत अच्छी बात कही थी टाइम को लेके -" Lack Of Direction,Not Lack Of Time,Is The Problem.We All Have Twenty Four Hours Day." मैंने अपने आज के Topic का नाम Time Machine इस लिए रखा है क्योकि समय भी एक machine ही है जिसे हमे चलना आना चाहिए। एक manufacturing Unit में वैसे तो बहुत workers काम करते हैं पर machine Operate experts ही करते हैं। इसी तरह हमे भी इस time रुपी मशीन को बहुत अच्छे से ऑपरेट करना आना चाहिए ताकि ये वही result दे सके जो हम इससे चाहते हैं। और इसके लिए हमें इस machine का expert बनना पड़ेगा।
हमें हमेशा से वो चीजें जो free में मिलती हैं बहुत पसंद आती हैं ये सत्य है , पर उतना ही सत्य ये भी है कि free में मिली हुयी चीजों की हम value नहीं करते। जैसे कि जब हम छोटे होते हैं तो पिता कमा रहे होते हैं , तब हमें खर्च करने में ना तो सोचना पड़ता है और ना ही सोचना अच्छा लगता है दोस्तों। क्यों ? क्योंकि हम उस समय पैसे की और उसके लिए की गयी मेहनत को समझते नहीं हैं। और जब समझते नहीं तो वैल्यू नहीं दे सकते। क्योकि वो पैसा हमें free में मिलता है तो तब वो सिर्फ पैसा होता है। पर जब यही पैसा बड़े होकर हमें कमाना पड़ता है तो सिर्फ पैसा नहीं रह जाता वो खून पसीने की कमाई हो जाता है। ये वैल्यू करना हमें पैसा या उसका खर्च नहीं समझाता ,ये time समझाता है। Time ही हमारा सबसे बड़ा शिक्षक होता है।पर दोस्तों Time भी हमें भगवान की तरफ से Free Gift है तो हम इसकी उतनी value भी नहीं करते जितनी करनी चाहिए।
दोस्तों, समय की एक ऐसी विडम्बना है जो हमपे अलग अलग असर डालती है और अलग अलग सीख भी दे जाती है। जैसे मान लो आज आपका जन्मदिन है। आपने लोगों को पार्टी दे रखी है। लोग आते हैं आपको wish करते हैं आप खुश होते हैं। अगर उसी में से एक व्यक्ति आपको wish करे और बोले कि बहुत ख़ुशी की बात है सर आज के दिन आप पैदा हुए थे। तो वो आपको आपका खुशनुमा time याद दिलाता है। पर अगर कोई आपसे बोले कि सर आज आप अपनी मौत के एक दिन और करीब पहुंच गए , तो ?? वो आने वाला कल याद दिला देता है। time ही हमे सीखा रहा है कि एक तरफ आपका अच्छा समय है आप आज के दिन पैदा हुए और दूसरी ही तरफ time ये भी बता रहा है कि हमारे पास time ही नहीं है। "The bad news is time flies,the good news is You are the pilot" --Michael Altshular.. अगर कोई व्यक्ति दोस्तों 75 साल जीता है दोस्तों , तो उसके पास सिर्फ 2.4 अरब सेकण्ड्स हैं और आपको ये बताने में मेरे 25 सेकण्ड्स चले गए होंगे और आपको इसे पढ़ने में 10 सेकण्ड्स। यही समय हैं दोस्तों , इसकी रफ़्तार हमारी सोच से भी तेज़ है। और हमें इसकी रफ़्तार से अपनी रफ़्तार मिलनी है। तो इसलिए दोस्तों जब भी आपको ये बात समझ आ जाये समझ लीजिये आपका time शुरू हो गया उसी पल से। Your Time Starts Now .
चलिए दोस्तों, हम अब बात करते हैं कि हमें time को समझना कैसे है। time को समझना ? आप सब सोच रहे होंगे कि ये क्या है। हाँ दोस्तों , आज अगर हमने time को नहीं समझा ना तो time हमे बहुत कुछ समझा के चला जायेगा और तब हम देखते रह जायेंगे। इसलिए Time को समझना बहुत जरुरी। चलिए कुछ Points के साथ समझते हैं।
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| How To Manage Your Time |
Tip# 1: Create A Time Audit --
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| Audit Your Time |
हाँ दोस्तों बहुत बहुत जरुरी काम है ये। आपको सबसे पहले ये समझना है कि पूरे दिन आपका time कहाँ कहाँ खर्च होता है। उसको अलग अलग करिये कि किस काम में कितना। यहाँ आपको हमेशा आपके सोचे गए टाइम में और real time में एक बहुत बड़ा gap मिलेगा। आप उनको एक जगह लिख लीजिये एक week तक। फिर आराम से बैठ कर उसको evaluate करिये। इस data से आपको ये जरूर पता चलेगा कि कहाँ improve करने की जरूरत है। जैसे कि आपको पता चलेगा आपने कितना समय drive करने में निकाल दिया या किसी के साथ बैठ के गप्पें मारने में।
Tip #2 : Before Start, Determine Your Desired Result-
कोई भी काम शुरू करने से पहले उसका उद्देश्य clear रखें मतलब की आपने ये काम किस लिए शुरू किया है और इस काम का result ये ही आना चाहिए। और उसके बाद काम को करने में जुट जाएं , बेहतर result जरूर मिलेंगे। अपने काम पर focus करें तभी आपको अच्छे Results की इच्छा भी करनी चाहिए।
"सूरज की किरणें भी आपको केवल तभी जलाती हैं जब उनको एक जगह पर फोकस किया जाता है।"
Tip #3 : Put A Time Limit On Task -
आप अपने time audit की लिस्ट जो आपने बनायी है उसको देखें। उसमे से उन tasks अलग कर लें जो ज्यादा time लेती हैं। फिर उन tasks के लिए time limit रखें , इससे क्या होगा कि आप उन tasks को proper time दे कर समय पर ख़तम करने का प्रयास कर पाएंगे और विश्वास मानिये इससे आपका काफी time बचेगा। अगर आपको अब भी लगे कि आपको अब भी उन tasks के लिए ज्यादा time लग रहा है तो आप अपने workflow पर ध्यान दें और अगर उनमे कुछ time killing चीजें आप कर रहे हैं जैसे ब्रेक ज्यादा लेना या smoke के लिए time लेना तो उसे Avoid करें या कम करें।
Tip#4 : Plan Your Week On Sunday-
दोस्तों हम सभी जानते हैं कि हमारी energy level और नयेपन की सोच पूरे हफ्ते Fluctuate करती रहती है। आज हम बहुत अच्छा फील कर रहे होंगे तो कल नहीं। तो इस लिए अपना weekly work plan Sunday को बैठ कर बना लें। और पूरे प्लान को फिर daily basis पर break कर लें। हर दिन के tasks को time limit दें और हर काम को priority wise सेट कर लें। सबसे कम मेहनत वाली task को Monday रख लें क्योकि Sunday OFF के बाद तुरंत काम करने में आलस होता है। high priority task को Tuesday और Wednesday रख लें। उसके बाद जैसे जैसे हर दिन आपका energy level गिरता जाता है आप अपनी tasks को हल्का करते जाएं।
"Tomorrow is often the busiest day of the week "
Tip#5 : Complete Your High Priority Task First Thing In The Morning--
सुबह सुबह जब हम काम पर पहुंचते हैं तो ज्यादा Active और ज्यादा Productive feel करते हैं। उस time हमारा Brain फालतू की उलझनों से free feel करता है। तो उस time अपने सबसे जरूरी काम निपटा लेना ज्यादा अच्छा होता है क्योकि उस time गलतियां होने की या disturbance होने की सम्भावना बहुत कम हो जाती है।
" If I had six hours to chop down a tree, I would spend the first four hours sharpening the axe."--Abraham Lincoln
आपके जीवन में हमेशा 4 तरह के काम होते हैं। और उन कामों को कैसे plan करना है मैं आपको normal तरीके से समझा देता हूँ --
1 )Urgent And Important - इन कामों को तुरंत करें और जल्दी से जल्दी निपटाएं।
2 ) Important But Not Urgent - यह तय करें कि इन कार्यों को कब और कैसे करना है।
3 ) urgent But Not Important - हो सके तो इसको अपने team members को करने को दें।
4 ) Not Urgent And Not Important - इन कार्यों को एक अलग लिस्ट बना कर बीच के time में करने के लिए छोड़ दें।
आइये अब हम Time Management सही ना होने के परिणाम पे भी बात कर लेते हैं --
- Poor Workflow--
अगर आपके पास करने के लिए 7 दिनों में 7 काम हों और आप किसी एक काम पर ज्यादा time खर्च कर देते हैं तो बाकी बचे काम की planning आपको परेशान कर देती है। जैसे जब हम कोई exam paper सोल्वे कर रहे होते हैं तो वह पर भी better time management का परिचय देते हैं। अगर वह हम किसी एक प्रश्न का उत्तर देने में जरूरत से ज्यादा टाइम लगा लेते हैं तो हमें फिर बाकी के प्रश्नों के उत्तर छोटे लिखने पड़ते हैं या फिर छूट जाते हैं। इसलिए better time management का जीवन में बहुत महत्वपूर्ण स्थान है।
- Wasted Time --
अगर आप अपने जरूरी काम को करते हुए करने की कोशिश कर रहे हैं तो आप दोनों ही कामों में अपना time waste कर रहे होते हैं। जैसे कुछ लोग अपना कुछ काम करते हुए सोशल मीडिया use करते हैं। अगर काम low priority का है तो चल जाता है लेकिन high priority task के साथ कुछ और करना Time waste करने जैसा ही होता है। क्योकि जब भी आप जरूरी काम के साथ कुछ और करते हैं तो गलती होने की संभावना बढ़ जाती है। और बार बार गलती होने पर उसी काम को बार बार करना पड़ता है जिससे हमारा समय बार बार एक ही काम पर ख़राब होता है।
- Loss Of Control --
अगर आपने अपने कामों की लिस्ट नहीं बनायीं है तो कभी कभी आपको कुछ और काम करते हुए अचानक से कोई important काम याद आ जाता है तो आपके सामने ये दिक्कत खड़ी हो जाती है कि इन दोनों जरूरी कामों में से किसे पहले करू और फिर आप अपने task management के ऊपर से अपना कंट्रोल खो देते हैं। जैसे मान लीजिये आप किसी banner printing का काम करते हैं। अब आपके शहर में कुछ बड़ा कार्यक्रम होने वाला है। आपको एक बड़ा काम मिला है banners प्रिंट करने का। आपको 2 दिन में काम ख़तम करके देना है। अपने अपने tasks की weekly लिस्ट नहीं बनायीं है। अब अचानक आपको याद आता है कि अरे कल sales tax online जमा करने की last date है और आपने अभी तक अपनी sales का कोई data तैयार नहीं किया है। तो आप इस सोच में अपने time management का कंट्रोल खो देंगे। इसलिए अपने काम को plan करके चलना बेहद जरूरी होता है।
"You can do two things at once , but you cant focus effectively on both"----Garry Keller
- Poor Quality Of Work-
अगर दोस्तों आपने अपने work management से अपना control खो दिया तो आपके काम की गुणवत्ता ख़राब हो जाती है। हड़बड़ी में किया गया काम कभी भी सही नहीं हो सकता है ये आप सभी जानते हैं।
- Poor Reputation-
दोस्तों किसी भी नाम के famous brand बनने में सबसे बड़ा हाथ time management और आपकी market Reputation का होता है। अगर आप बहुत quality work करके देते हैं तो भले ही आपके rates आपके अगल बगल वालों से थोड़े ज्यादा ही हों पर आपकी अच्छी रेपुटेशन के कारन लोग आपको खोजते हुए आते हैं। अगर आप कभी online shopping करते हो तो आप किसी सामान के रेट के साथ साथ उस seller के feedbacks पर हो और भले ही उसके रेट कुछ ज्यादा हों पर आप अच्छे feedback वाले seller से लेना पसंद करते हो। वो अच्छे feedbacks ही उसका market reputation है।
The Last Bullet--
दोस्तों मुझे आशा है मैं आपको time management और उसकी जरूरतों को अच्छे से समझा पाया हूँ। बस अंत में इतना ही कि जैसे हमे खाने पीने सोने की जरूरत महसूस होती है उसी प्रकार time को मैनेज करके रखने को भी अपनी जरूरत बना लीजिये , फिर आपको आगे बढ़ने से कोई नहीं रोक सकता है।
"Being busy is not the same as being effective "
दोस्तों , Time management को समझने के लिए आप अमेज़न से ये book ले सकते हैं जो कि आपको एक बुक पे क्लिक करके जाएगी --
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दोस्तों मैं फिर कहूंगा कि बहुत ज्यादा बिजी रहने का ये मतलब बिलकुल भी नहीं होता है कि आप result बहुत अच्छा दे पाएंगे। अगर आप अपना पूरा दिन बहुत सारी activities में बिताते हैं तो you will achieve less , क्योंकि आप अपना ध्यान अलग अलग कामों में लगा रहे हैं। Smart Time Management आपको smart work करना सिखाता है ना कि hard work , जिससे कि आप कम समय में ज्यादा Productive होते हो।
